Cayman Islander | Diary of a Freelance Programmer traveling the world

Cayman Islander's blog - Diary of Freelance Programmer

Používám databázi úkolů, ale na papírový diář ADK nedám dopustit

Time ManagementJeden komentář k příspěvku - Kdy tedy bude mít den 26 hodin, mě přinutil k této samostatné reakci, neboť jsem podobnou situaci spojenou s plánováním úkolů také zažil a snad se trochu poučil:

"Konečně jsi pojmenoval a osvětlil mi něco, s čím bojuji již 4 roky. Jsem jeden z prvních uživatelů ADK u nás. Přesto, že s ním mám jen dobré zkušenosti, chtěl jsem jaksi "jít s dobou" a pořídil si několik různých pda, mda, smartphones a vždy se nakonec vrátil ke svému diáři (používám A5 formát).

Pravdou ovšem je, že mi vadí, že poslední dobou stále jen škrtám a přepisuji, protože se mi program mění každý den = nezvládám dělat naplánované, jsem příliš vláčen dobou a realitou.
"


Jaký je tedy můj názor na použití papírového diáře?

Vše v tom starším příspěvku tak nějak stále platí. Stále používám papírový diář ADK (ten nejmenší A7 formát kvůli pohodlné přenositelnosti mezi platformami v batohu, či v bundě), neboť se mi pořád zdá lepší psát si poznámky rukou a mít je neustále u sebe i když nemám Internet nebo šťávu v elektronice.

Nechce se mi s sebou tahat něco elektronického a myslet na nabíjení (mobil úplně stačí), nechce se mi vytahovat notebook někde v hospodě, v přírodě nebo na ulici. Psaní rukou je rychlejší, přehlednější, pohodlnější. Je možno si volně čmárat, rychle kreslit např. schémata, strukturu projektu, co mě někde napadne na obědě nebo venku.

Předchozí příspěvek bych jen doplnil, že nějaké úkoly si samozřejmě vedu i v databázi úkolů na Webu, neboť u něčeho je to nutné pro lepší přehledy, třídění, či pro sdílení úkolů s kolegy v týmu, příp. se zákazníkem (např. detailní seznam požadovaných oprav a rozšíření v různých aplikacích).

Do papírového ADK diáře si pak píšu jen hlavní úkoly v základní formě (např. dodělat xyz, dokončit nový Web, rozeslat novou verzi), ale podrobnosti mám pak třeba v PC nebo na velkém papíru na stole. Když náhodou potřebuji mít s sebou seznam detailů z PC, tak si ho vytisknu ve vhodném formátu a zacvaknu do ADK diáře.


Když už plánuji, tak s velkou rezervou!

K tomu v komentáři zmíněném, že "poslední dobou stále jen škrtám a přepisuji", musím říct, že tohle jsem kdysi také zažil, kdy jsem si jen přepisoval "nesplněné" úkoly na další dny a štvalo mě to tedy neskutečně. Něco jsem si detailně naplánoval, ale pak přišlo něco, co vypadalo "urgentně", no a já se k naplánované činnosti vůbec nedostal.

Večer co večer jsem pak jen přepisoval plán, no a od té doby již opravdu neplánuji každý den ;-)

Napadá mě ještě pár konkrétních zásad při plánování v ADK diáři:

- přestal jsem plánovat detaily a drobné úkoly
(řeším je hned nebo spojím s větším úkolem, kdy do ADK je píšu jen jako hromadný seznam úkolů na čistý papír)

- plánuji a zapisuji si jen termíny, základní a hlavní úkoly
(vyhnu se tak tomu přepisování, neboť každý den trochu posunu alespoň jeden hlavní úkol)

- plánuji s velkou rezervou a ne na celý den
(zvládnu tak alespoň to nejnutnější i když se vynoří v průběhu dne něco jiného, což se stává jistě každému)

To poslední je asi má nejlepší zkušenost, neboť i když někdy pracuji 10-12 hodin (někdy zase vůbec), tak vím, že můžu plánovat nějakou činnost na max. 4 hodiny denně, abych se právě vyhnul tomu, že "nezvládám dělat naplánované". Je pak jen radost toho udělat více, což je určitě lepší pocit, jak stále nestíhat a být "vláčen dobou a (virtuální) realitou".

Mnohem lepší je ale úkoly řešit hned dle pravidla "Do It Now!", než stále jen plánovat :-)

24 comments :

Anonymní řekl(a)...

hmm tak ja som presiel na Palm prave z dovodu ze papierovy diar nezapipa a hlavne opakovane ulohy sa tam tazko zaznamenavaju. Ale tiez pouzivam este klasicky karisblok na poznamky

Cayman řekl(a)...

To je fakt, "ze papierovy diar nezapipa", ale schválně, na co používáš to pípanie? Že máš někam zavolat nebo něco udělat, či že máš nějakou schůzi? No nevím, ale na to já upozorňovat nepotřebuji.

Podobně u těch opakovaných úkolů - nevím, co máš ty konkrétně "opakujícího", ale já třeba takové (většinou pracovní) úkoly eviduji v PC, které mi "zapípá", upozorní mě v předstihu, příp. i za mě něco "pravidelného" udělá.

Jsou to ale většinou pracovní drobnosti, kdy opravdu "důležité" opakující činnosti mám v papírové podobě (daně, dph, narozeniny,...) - zas tolik toho nemám ;-)

Honza řekl(a)...

Ahoj, no upřímně jsem rád, že jsi tak rychle zapracoval svou odezvu a dokonce to rozepsal do článku.Ačkoliv vím, že je to individuální záležitost, tak jsem v tak velkém světě internetu nenašel českou diskusi na téma papírový diář ADK nebo PC+pda, smartphone či cokoliv elektronického.Zajímaly mě konkrétní zkušenosti lidí, protože na forech čteš buď obdivovatele adk nebo pda. Fakt je ten, že má každé něco..stejně tak jako u pda může dojít šťáva, mě se s naprostou pravidelností stává, že mi volá klient ve chvíli, kdy můj adk je v nedohlednu (jsem totiž právě na oslavě narozenin babičky :-) nbo na večeři s manželkou). No a tím pádem se dostávám do "papírkové" pasti. Děrovačku jsem si nyní koupil a vytisknul si tvé cca 3 články a dal si je tam, aby mi připomínaly stále, proč jsem se rozhodnul jít touto cestou. Jsem totiž v některých věcech dost nerozhodný :-( Já tedy pokud pda, tak all in one, čili mda. ale pak jdeš někam na pivko a aby ses bál, že to někde necháš. Navíc ke každodenní práci papír a tužku potřebuju a přijde mi blbý něco psát na papír a pak to přepisovat do kompu, jen abych to měl synchronizované.
Proto ještě jednou díky. Byl bych rád, kdybys v podobných textech pokračoval, protože je stále dost lidí, kteří si je rádi přečtou. Mnoho zdaru tvé práci přeji.H.

JT řekl(a)...

Já používám žluté PostIt papírky, to je nejlepší plánovací systém (oblepený monitor). Jo a na termíny ještě mobil se synchronizací s Outlook kalendářem. Nic víc nepotřebuji.

Honza řekl(a)...

2JT: systém jistě dobrý, strašně rád bych před plánováním utekl.jsem ovšem majitel firmy s 5 zaměstnanci, kteří používají především papírové diáře...

Cayman řekl(a)...

"zaměstnanci, kteří používají především papírové diáře..."

Používáte ve firmě i něco na počítači na sdílení úkolů? Myslím, že každý osobně může používat libovolný systém, třeba ty PostIt papírky, ale firemní termíny a úkoly je asi lepší řešit nějak jinak.

Honza řekl(a)...

no zatím jsme nedosáhli sofistikovanější úrovně, než papírových diářů a porad. ono v reklamce než stihneš úkol zapsat, je většinou nutné jej mít hotový... :-)

pepperos řekl(a)...

Tak jsem se koukal na net. Můžete mi doporučit obchod, kde ADK je možné koupit? Našel sjem pouze ambra.cz a tam je minimální objednávka 2000 Kč, což jenom s diářem nespňuji. Díky za rady.

Cayman řekl(a)...

Aha, koukám, že oni tam na Adk.cz nemají vůbec eShop?! Že by nápad na zprovoznění? Myslím, že snad jde stáhnout ten jejich ceník a objednat to emailem, kdy v té objednávce je možno zadat způsob dopravy a platby.

Jinak, nezáleží asi na konkrétní značce diáře, je plno podobných i levnějších, které mají dokonce stejné rozměry formulářů. Já osobně zvolil ADK, že mají dost kvalitní kožené desky, co něco vydrží.

Cechoamerican řekl(a)...

V CR jsem take pouzival ADK a ted lituju penez, ktery jsem jim za to daval. Kdyz jsem prisel do USA, tak tady meli podobne diare s mnohem lepsim systemem v mnohem vetsim vyberu za polovicni ceny. Nez jsem stacil prejit z ADK na nejakou mistni obdobu, tak jsem zacal pouzivat klasicky trhaci A5 blok za $0.99 a fungoval uplne stejne jako ADK za 3000 Kc. V kancelari pouzivam jeste blok stejneho rozmeru "Things to do today". Vyhodou je, ze nez odtrhete vrchni list, tak bud vse udelate, nbo si to alespon prepisete na dalsi list. U rady ukolu, kdyz je chci prepsat, tak je radsi okamzite udelam, protoze me desi vidina neustaleho odkladani a hromadeni projektu. U ADK jsem otocil list a bylo po ukolu, myslel jsem si (casto mylne) ze se k nemu vratim. Je jedno jestli mate drahy ADK nebo si ukoly zaznamenavate na rulicku hajzlpapiru, jednou vse co si zapisete musite proste udelat. Takze spis je to o dodrzovani sveho vlastniho systemu provadeni ukolu, nez o druhu papiroveho media na ktere pisete.

Cayman řekl(a)...

Jasně, všechno v ČR je předražené, podobně i ADK diáře. Nabídka všude po světě je neskutečná a na značce ani formulářích vůbec nezáleží. Myslím, že v ADK kdysi vsadili na tu jedinečnost, kterou měl přinášet ten "plánovací" systém s různou sadou formulářů (denní, týdenní, roční, klíčové úkoly,...) a s tehdy jedinečnou metodikou, jak to používat.

Je to tzv. plánovací systém 3. generace, což si vymysleli chytří teoretikové, kdy dnes už to trochu postrádá smysl. Kdysi jsem ale poznal zásady 4. generace plánování, no a od té doby už ten ADK diář používám jiným způsobem.

Něco ve stylu "Things to do today" nebo "this week / month" ale s tím rozdílem, že to mám stále s sebou v jedněch fajnových malých složkách. Kdyby neměli ten nejmenší A7 formát, tak bych si to asi nikdy nepořídil.

Jinak, na "ruličku hajzlpapíru" se špatně píše, ale nápad to je vynikající ;-)

Cayman řekl(a)...

"...je to o dodrzovani sveho vlastniho systemu provadeni ukolu, nez o druhu papiroveho media na ktere pisete."

To, co napsal výše Cechoamerican, je přesně ono. Nejlepší způsob je, dělat to důležité, neztrácet čas hloupostmi (tedy ani přehnaným plánováním), věci "dělat" a ne "jen" plánovat.

Je plno způsobů, jak si zapisovat a organizovat úkoly a každý si musí vybrat a vyzkoušet, co mu nejvíce vyhovuje.

Napadá mě, že jsem kdysi ještě používal velký týdenní blok asi A2, který prodávají jako podložku na stůl s 52 listy. To bylo pro mě kdysi ideální, když jsem jen seděl za stolem u desktop PC, neboť jsem si na ten papír psal všechny poznámky, doplňoval plán Po-Ne, záznamy z telefonátů... Po týdnu jsem otočil list a začal s čistým štítem (týdnem).

Bylo to skvělé, ale doba se změnila a už nesedím za stolem ;-)

Honza řekl(a)...

Čechoameričan má skutečně pravdu. U ADK mi nesedí mraky věcí, nejen ta cena. Už jen to, že prokladové listy mají záložku nahoře, tzn. když chci něco někam přetočit, musím si diář na stole posunout přímo před sebe. Zdánlivá blbost, ale když se přitom musí odsouvat notebook, atd. a je to 20x za den, tak to taky otravuje.
Já spíš řešil hlavně otázku toho,jestli Vám v dnešní době víc vyhovuje psaní rukou na papír (je jedno jestli na ruličce nebo v A2 formátu :-)) a nebo jestli jste na tom taky tak, že Vám ten papír chybí přesně v momentě, kdy by byl nejvíce potřeba. Tohle je totiž věc, která mě na tom otravuje nejvíc!Jedu na úřad něco vyřídit a musím sebou nést diář. A7 či A6 pro mě smysl vážně nemá, protože buď to mám "all in one" a nebo mám zařízení suplující diář, pípající a vibrující a přitom i volající a pak k tomu někde leží ještě papír, protože ťukat něco do pidiklávesnice je onanie.Fakt ale je, že zápis z jednání napsaný rovnou v ntb je úplně super, protože ho po síti sdílejí ostatní a můžou kdykoliv nahlédnout do mých poznámek o tom, co se na jednání probíralo, ale taky jaký jsem měl z klienta pocit. Je to hned, aniž bych to musel přepisovat. Na druhou stranu představa, že si potřebuju poznamenat pár drobností u stolu s pizzou a vytahuju kvůli tomu ntb je nesmysl. Omlouvám se, nejspíš si protiřečím, ale mě se zdá, že v momentě, kdy jednu z možností zavrhnu, jako nevyhovující, tak se vzápětí dostaví situace degradující zvolenou variantu. Už mi z toho trochu tiká v hlavě... :-)

Honza řekl(a)...

Zkrátka, ta mobilita, te ceníky nahraný na kartě, ty mp3 pro chvilku oddechu, to vše je super. A pokud to tedy má být tak, že principielně je důležitý VĚCI DĚLAT a ne si o nich psát do pěkných kožených desek, tak potom je snad lepší si ty termíny organizovat přes PCa synchronizovat (protože přesun schůzky je díky elektronické eleganci paráda = žádný škrtance) a úkoly mít napsaný na papíře na stole - důležitý míz i v digi podobě synchronizovaný a ty "2min" dle GTD jen na papíře a ještě lépe již hotové...
A poslední věc - fakt je ten, že jsem dost zapomnětlivý a když jsou dny, kdy se do diáře ani nejuknu, jsem schopen zapomenout na klienta...už se mi to stalo...diář jsem neotevřel, byl jsem na dílně a najednou mi volal klient, že jsme před hodinou měli termín... :-( tragedie. To se vám s mobilem potažmo MDA nestane, protože mobil, ač neradi, taháme dnes všude a několikrát denně se díváme na jeho displej...
Takže co z toho všeho plyne?

Cayman řekl(a)...

Souhlasím, ale já prostě nejsem schopen si cokoliv ťukat do nějakého elektronického diáře ani do mobilu, proto preferuji papírové diáře a papíry.

(Než bych si něco někam složitě naťukal, co mám udělat, tak to raději udělám hned, což je podobné, jako že nepíšu SMS, ale raději někam zavolám - rychlost a úspora času je základ.)

Když nemám papírový diář u sebe, tak si to napíšu na kus papíru (volá-li nějaký klient) nebo klidně do nějakého časopisu na volný okraj a pak si to přepíšu, kam potřebuji - do PC nebo do ADK.

V ADK, co nosím s sebou (to jde opravdu jen u toho nejmenšího A7) mám ty termíny a hlavní úkoly, včetně ToDo listu, co udělat "today / this week" a jsem v pohodě.

Honza řekl(a)...

jo, já ti rozumím. jsem na tom stejně.U toho A5 diáře je problém, že týdenní diář je dost nešikovně udělaný, takže jedu v ržimu co strana,to den a druhá strana je na poznámky z toho konkrétního dne. Tím je ale strašně blbý, že nevidíš celý týden najednou a musíš listovat a listovat.
Vážně, nechci obracet, jen mám prostě problém, že obě verze mi přinášejí ty své klady a zápory a to dá se říct v přímé úměře a 50:50. Když si pak řeknu, že můžu mít všechny tyhle věci za opaskem, kdykoliv, tak je to super. Na druhou stranu nechci být otrokem, který již ráno při snídani s rodinou něco někde vyťukává nebo si práci nese i na nějaký mejdan...to pak diář zůstává doma a já se v klidu bavím...
Ne, vážně sorry, že s tím tak otravuju. Jsem moc rád za Vaše názory a zkušenosti. CVhybí mi seriozní diskuze na téma, která cesta je "uživalesky příjemnější" a nyní již chápu, že tato diskuse není možná, protože to, co vyhovuje mě, druhýho může odrazovat.

Honza řekl(a)...

Tak jsem to pár dní zkusil s PDA a skutečně mi to nejde. Žiju v takový rychlosti, že pravdu máš Caymane, že než něco naťukáš, úkol je už hotový.
Chtěl jsem ti poděkovat, dost jsi mi pomohl.

Cayman řekl(a)...

A ta "rychlost" se stále zrychluje. Kdo pochopil křivku vývoje společnosti, kterou vymysleli již dávní Mayové, tak musí také souhlasit, že ani PDA na rychlost života nestačí :-)

Honza řekl(a)...

ty Caymane, ještě mi řekni, v tom adk používáš ty dělící listy i zelené a modré nebo jsis to jen tak rozdělil?
vůbec by mě zajímala ta metodika použití adk v tvém případě?

Cayman řekl(a)...

2Honza: To by bylo spíše na osobní setkání, ale zkusím něco napsat :-)

1. otevřu ADK a mám tam vložený list s hlavním seznamem úkolů (čistý list, kam připisuji urgentní úkoly, jak přicházejí)

2. následuje roční list (ten skládací), kde mám hlavní termíny, tj. daně, DPH, uzávěrky projektů, odlety,...

3. hned za ním mám na 1-2 měsíce listy na denní plánování, kam píšu hlavní úkoly na každý den (pravítkem si vždy otevřu aktuální týden)

4. modrý dělící list odděluji další část, kde mám listy s modrou hlavičkou dle projektů, kam si píšu specifické úkoly, ať je mám s sebou i na cestách

5. zelený dělící list - tuhle sekci mám rozdělenou na několik skupin, kdy listy rozděluji ještě na boku nalepenými barevnými samolepkami (mám tak více sub-sekcí v jedné sekci), např.:
- Urgentní úkoly
- Standardní úkoly
- Nápady a podněty
- Projekt #1,...

6. šedá přepážka a volné listy, které si průběžně přesunuji do předchozích sekcí, např. mezi týdenní listy, když už není místo, na konec měsíce, kam píšu pak úkoly na příští měsíc, do sekce nápadů,...

Note: Na závěr diáře mám pak ještě sekci se seznamem různých účtů a hesly na webu, abych to měl vše při sobě i v cizině, bez počítače, etc. V každé sekci mám ještě přilepený PostIt lísteček s něčím, co jsem si poznamenal někde jinde.

Uff, asi o tom ještě napíšu extra příspěvek, ale jelikož je to velmi individuální, tak nevím, zda by to mělo nějakou cenu.

Happy planning :-))

Honza řekl(a)...

No, já vím, že to nejspíš působí směšně, že se tě na toto ptám. je mi jasný, že je to hrozně individuální. Měl jsem ze sebe pocit, že nejspíš ten systém nevyužívám "naplno" nebo "dostatečně", protože mi zkrátka ty věci nefungujou.
Když se přinutím a udělám jakousi analýzu v duchu GTD = jeden inbox a mraky úkolů, tak se po nějaké době stejně dostanu zase na začátek. Knihu GTD jsem přelouskl během 3 dnů jako malinu a musím říct, že z toho mám rozporuplné pocity. cítím, že se jedná o princip, který je "jakoby ušit na mě", ale bojím se, že za pár týdnů skončím zase na začátku. Proto mě zajímalo, jak to v praxi používáš ty. Jsi první, koho znám, že by ten organizér využíval naplno. Pokud neberu v potez někdy až příliš reklamní pochvylné forum na adk.cz, pak větši userů ADK, které jsem v životě potkal, skončila s plným diářem červených listů a pár poznámkových...jako by si koupili obyč diář za 200,-...proto jsem rád, že jsem "objevil" někoho, kdo ten systém dokáže využít naplno.
Sranda je, že jsem postupem dospěl k podobnému řešení, jako ty, pouze tu hnědou oblast jsem zcela vyrušil - na kontakty a adresy apod. používám přeci jen mobil.

Cayman řekl(a)...

Co jsem u toho planovani (+ par kurzu a knizek) pochopil, ze to clovek nesmi moc prehanet, ze stejne nestihne vsechno, co by chtel, ze staci treba jen lepe rozlisovat opravdu dulezite ukoly. No a to jsou veci, ktere se stale ucim a stale chybuji :-)

Honza řekl(a)...

Jo, tomu věřím. Já jsem zase nechtěl vyndavat peníze za kurzy, když v první řadě pochybuji o tom, že já sám svou osobností jsem schopen naplnit rady, které tam dostanu. Dnesk už vím, že není účelem to 100%ně plnit, ale vzít si z toho něco svého. jenže pořád to skřípe, proto jsem si kdysi myslel ještě - docela nedávno,že je to propojením elektroniky - mailů,ceníků,xls a doc souborů s ruční verzí není možné a to že je ten důvod, proč zapomínám na maily, nemám sebou vždy informace, když je potřebuji, atd. proto jsem uvažoval o pda, ale kdepak..papír a tužka vládne lidstvu.
ještě tě budu otravovat jedním dotazem - nějak jsem nepochopil, jestli používáš na ty hlavní projekty modrou oblast a na seznamy úkolů tu zelenou nebo jinak? nic mi do toho není, ale tak mě to zajímá. Díky moc
H.

Cayman řekl(a)...

2Honza: Aha, nepřesně jsem to rozdělení napsal, ale myslím, že nezáleží ani na barvě ani na velikosti. Každopádně záleží na zvyku, kam si každý píše nějaké úkoly. Trochu jsem opustil to doporučované plánování dle nějakých záložek, přepážek a formulářů a dělám si to po svém.

ad 4. modrý dělící list - tam mám vše, co je právě rozdělané, spec. úkoly i některé projekty

ad 5. zelený dělící list - projekty připravované + nápady,...

Mám tam ale vždy jen hlavní věci, kdy detaily pak eviduji v PC.

Okomentovat